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Königliche Föderation des Belgischen Notariats (Fednot)

KI-gestützte Datenextraktion: Die Transformation von Nachfolge-Workflows

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SchlagwörterRechtsabteilung
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Fednot, der Verband, der über 1.600 Notare und 8.000 Mitarbeiter in ganz Belgien vertritt, bietet Dienstleistungen in den Bereichen Recht, Weiterbildung, IT und Betriebsabläufe an, um den Notarberuf zu stärken. Im Rahmen seines Bestrebens, die Effizienz zu steigern, ging Fednot eine Partnerschaft mit ML6 ein, um mithilfe von KI die Erstellung von Erbschaftssteuererklärungen zu optimieren.

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Fednot_Woman putting stamp on document By DragonImages_2_envato

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Fednot und ML6 haben einen KI-gestützten Extraktor entwickelt, der Steuerlisten verarbeitet und so den manuellen Erfassungsaufwand sowie Fehler reduziert. Die Lösung basiert auf Google Cloud und Gemini Vertex AI und spart bis zu 40 % Zeit pro Fall, etwa 15 Minuten pro Erbschaftserklärung. Dabei behalten die Notare durch Validierung und Überwachung weiterhin die Kontrolle. Das erhöht die Genauigkeit, beschleunigt Arbeitsabläufe und bewahrt die zentrale Rolle der Notare für hochwertige Dienstleistungen.

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Über diesen Kunden

Der Notarverband ist die Dachorganisation für über 1.600 Notare und 8.000 Mitarbeiter in den Bereichen Rechtsberatung, Kanzleimanagement, Fortbildung, Öffentlichkeitsarbeit und IT-Lösungen.

Als gemeinnützige Organisation hat sie sich zum Ziel gesetzt, die Interessen des Notarberufs zu vertreten und sicherzustellen, dass Notare ihren Mandanten qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen.

Auswirkungen

Im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit Fednot haben wir einen KI-gestützten Datenextraktor eingeführt, der den manuellen Aufwand für Notare erheblich reduziert. Durch die Automatisierung der Datenverarbeitung unter Wahrung der notariellen Aufsicht spart die Lösung nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit und verbessert das Kundenerlebnis insgesamt.

40%

Zeitersparnis pro Geschäftsjahresliste durch automatisierte Datenextraktion.

15Min

Einsparungen bei jeder Erbschaftssteuererklärung.

4x

weniger Fehler, da die Daten direkt aus den Originaldokumenten extrahiert werden und so Fehler bei der manuellen Übertragung vermieden werden.

Fednot_Leiter eines Visumzentrums bei einem Gespräch mit einem Kunden Von Media_photos_2_envato

Herausforderung

Notare müssen bei der Abwicklung einer Erbschaft Informationen aus Steuerlisten manuell abtippen. Diese zeitaufwändige Aufgabe ist mühsam und fehleranfällig, was zu Frustrationen führt. Die Entwicklung eines Extraktors zur Entnahme relevanter Informationen aus Steuerlisten ist aufgrund der unterschiedlichen Formate der einzelnen Banken und der Sensibilität der Daten komplex. Ziel ist es, diese Informationen in strukturierter Form an Notare zurückzugeben, damit diese sie validieren und in externen Anwendungen wie eSuccession nutzen können. Die Lösung muss in der Lage sein, die unterschiedlichen Formate der Steuerlisten zu verarbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Notar die Daten angesichts ihrer sensiblen Natur weiterhin validieren und überwachen kann.

Mithilfe der neuesten multimodalen Modelle von Google können wir mühsame und fehleranfällige Tätigkeiten automatisieren und so den Service für die Bürger in einer äußerst schwierigen Zeit verbessern.
Serge
Serge WaterschootCluster-Manager für Daten/BI/KI

Lösung

Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig Genauigkeit und Kontrolle zu gewährleisten, haben Fednot und ML6 ein KI-gestütztes Tool entwickelt, das Daten aus Steuerlisten extrahiert und strukturiert. Diese Lösung optimiert den Prozess der Erbschaftsteuererklärung durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, während die Notare weiterhin die Kontrolle über die Überprüfung und die endgültige Einreichung behalten.

  • Automatisierte Datenextraktion

    PDF-Finanzlisten werden automatisch verarbeitet, wobei die relevanten Daten extrahiert und zu einer übersichtlichen Darstellung aufbereitet werden.

  • Benutzerfreundliche Validierung

    Über eine Benutzeroberfläche werden sowohl das Originaldokument als auch die extrahierten Felder angezeigt, sodass Notare die Daten problemlos überprüfen, anpassen und bestätigen können.

  • Smart Data Prüfungen

    Integrierte Kontrollkästchen und Kommentarfelder gewährleisten die Überprüfung sensibler Angaben wie beispielsweise Kontotypen und verringern so das Fehlerrisiko.

  • Nahtlose Integration

    Nach der Validierung werden die Daten direkt in eSuccession übertragen, wodurch ein reibungsloser Ablauf des Meldeprozesses gewährleistet wird.

  • „Human-in-the- Loop“-Steuerung

    Notare spielen in diesem Prozess weiterhin eine zentrale Rolle, behalten ihre Kontrollfunktion bei und gewährleisten ein Höchstmaß an Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften.

Ergebnisse

Die Notare gaben an, dass sie dank der Extraktionskomponente pro Steuerverzeichnis eine Zeitersparnis von 40 % erzielen konnten, was einer Zeitersparnis von mindestens 15 Minuten pro Erbschaftssteuererklärung entspricht. Zudem wird das Fehlerrisiko erheblich verringert, da die Daten direkt aus dem Originaldokument extrahiert werden und somit keine manuelle Übertragung mehr erforderlich ist.

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Laurence Vantieghem 3
Laurence VantieghemSquad Lead, ML6

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Laurence VantieghemSquad Lead, ML6
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Häufig gestellte Fragen